臨床監查員必備文件管理

明確定義

必備文件：指能夠單獨或者匯集后用于評價(jià)臨床試驗的實(shí)施過(guò)程和試驗數據質(zhì)量的文件。

參考法規：

《藥物臨床試驗質(zhì)量管理規范》

《藥物臨床試驗必備文件保存指導原則》

本文適用于：為申請藥品注冊而進(jìn)行的藥物臨床試驗的研究者文件夾中必備文件保存。

重要性

必備文件管理的重要性：

? 保證臨床試驗過(guò)程必備文件的真實(shí)性，有序性，完整性。

? 可以成為還原整個(gè)臨床試驗過(guò)程的重要依據。

主要內容

● 常規資料

? 研究者手冊（及更新版本）；

? 臨床試驗方案（及修正案）；

? 病例報告表（及更新版本）；

? 知情同意書(shū)/提供給受試者的書(shū)面材料（及更新版本）；

? 招募廣告（及更新版本）；

? 臨床試驗合同；

? 受試者保險等相關(guān)文件；

? 藥品監督管理部門(mén)對臨床試驗方案的許可、備案。

敏感點(diǎn)：

1、遞交過(guò)倫理的所有版本的所有文件均要完整保存，有序存放。

2、注意臨床試驗合同的簽訂份數，按照要求保存在文件夾中。

3、各版本方案保存簽字版，各方簽字頁(yè)要完整。

4、考慮各司蓋章流程，簽字流程快慢不同，重要文件要有備份意識。

● 管理

? 啟動(dòng)訪(fǎng)視報告；

? 重要的溝通記錄；

? 監查訪(fǎng)視確認信和跟進(jìn)信/監查訪(fǎng)視記錄表；

? 簽署的知情同意書(shū)/病例報告表；

? 病例報告表修改記錄；

? 原始醫療文件；

? SAE/SUSAR/安全性資料；

? 階段性報告；

? 篩選入選表/鑒認代碼表；

? 授權表和簽名樣張；

? 研究者向倫理委員會(huì )提交的試驗完成文件；

? 臨床試驗總結報告。

敏感點(diǎn)：

1、如文件載體為移動(dòng)硬盤(pán)等電子載體，一定要確認及時(shí)可讀性。

2、重要的溝通記錄是指證明有關(guān)臨床試驗的管理、方案違背、試驗實(shí)施、不良事件的報告等方面的共識或者重要問(wèn)題的討論。

● 資質(zhì)

? 倫理同意件；

? 倫理委員會(huì )的人員組成；

? 研究者簽名的簡(jiǎn)歷和資格文件；

? 所有其他授權人員簽名的簡(jiǎn)歷和資格文件；

? 實(shí)驗室正常值范圍；

? 檢測的資質(zhì)證明（實(shí)驗室質(zhì)評證書(shū)，第三方檢測機構資質(zhì)）；

? 儀器設備等校準報告。

敏感點(diǎn)：

1、授權表中授權的所有研究人員均需要收集簽名的簡(jiǎn)歷和資質(zhì)。

2、很多機構倫理使用線(xiàn)上審批系統，倫理批件均為電子版情況下，建議打印出來(lái)存放至研究者文件夾中。

3、關(guān)于室間質(zhì)評證書(shū)，注意與方案中要求的每項實(shí)驗室檢查的每項指標一一核對。

例如：方案中要求尿常規的檢查指標為：尿比重，尿PH值，葡萄糖，尿蛋白，尿紅細胞，尿白細胞，需要核對該中心的尿常規的室間質(zhì)評證書(shū)中是否涵蓋方案要求的所有指標。

4、注意檢測資質(zhì)證明的有效期，校準報告有效期。

● 藥品

包括但不限于以下（具體遵循各中心SOP）

? 試驗用藥品在臨床試驗機構的登記表；

? 試驗用藥品及其他試驗相關(guān)材料的說(shuō)明（若未在試驗方案或研究者手冊中說(shuō)明）；

例如：藥品穩定性說(shuō)明（用于判定藥品超溫是否可繼續使用的依據）。

? 試驗用藥品及其他試驗相關(guān)材料的運送記錄；

例如：申請（申請記錄，申請表等）-運送（溫濕度記錄）。

? 試驗用藥品的檢驗報告（所有批次）；

? 盲法試驗的揭盲程序；

? 藥品出入庫，庫存記錄；

? 儲存溫度記錄；

? 藥品超溫報告（如有）；

? 試驗用藥品銷(xiāo)毀證明。

敏感點(diǎn)：

1、如藥品存放在中心藥房管理，要遵循中心藥房對于藥品相關(guān)文件的管理要求。

例如雙盲試驗，涉及盲態(tài)與非盲態(tài)分開(kāi)管理的情況，尤其要注意藥品文件夾的單獨管理。

2、注意藥品管理員的授權和培訓。

3、儲存過(guò)程溫度記錄要注意定期及時(shí)導出。

● 生物樣本

? 耗材申請，接收，庫存，使用記錄；

? 生物樣本采集表格；

? 生物樣本處理表格；

? 生物樣本儲存表格（溫度記錄）；

? 設備使用記錄表格；

? 生物樣本輸運相關(guān)表格。

敏感點(diǎn)：

1、生物樣本部分文件建議使用單獨文件夾保存，以便隨時(shí)取出記錄數據。

2、文件存放的順序按照采集，處理，儲存，運輸進(jìn)行保存，以便核查時(shí)進(jìn)行邏輯性核對。

3、建議制定儀器使用記錄的表格（尤其是離心機，冰箱），儀器使用記錄可以作為邏輯性核查很有用的依據。

文件保存條件

● 文件保存的場(chǎng)所，是稽查人員，核查人員重要的核查內容之一，也是評估臨床試驗質(zhì)量的重要因素之一，但由于科室的項目眾多，資源條件有限，文件的保存場(chǎng)所是很容易被忽略的問(wèn)題。

? 保存文件的設備條件應當具備防止光線(xiàn)直接照射、防水、防火等條件，有利于文件的長(cháng)期保存。

? 應當制定文件管理的標準操作規程。

? 被保存的文件需要易于識別、查找、調閱和歸位。

敏感點(diǎn)：

1、對于中心由于條件有限可能產(chǎn)生的風(fēng)險要有應對措施。

? 所有文件柜，文件夾，文件盒文件袋都需有明顯項目編號/項目名稱(chēng)標識。

? 文件柜專(zhuān)人管理，鑰匙備份。

? 使用塑料文件袋保護紙質(zhì)文件免于受潮。

2、經(jīng)過(guò)多次翻閱的文件夾破損，注意更換。

文件目錄破損即時(shí)更換。

文件保存期限

● 用于申請藥品注冊的臨床試驗，必備文件應當至少保存至試驗藥物被批準上市后5年；未用于申請藥品注冊的臨床試驗，必備文件應當至少保存至臨床試驗終止后5年。

敏感點(diǎn)：

文件的保存期限以及相關(guān)的處理條款必須在臨床試驗合同中體現。

作者：長(cháng)頸鹿