一文搞懂臨床中心關(guān)閉訪(fǎng)視COV準備工作

中心關(guān)閉訪(fǎng)視的目的是確保在試驗完成或提前終止后，研究人員根據其職責，收集了所有數據，回收或銷(xiāo)毀了研究藥物和物資，并保留了所有必要的文件。

一般以下情況將進(jìn)行中心關(guān)閉訪(fǎng)視（COV）

① 所有CRFs已完成并收集，所有數據質(zhì)疑已解決，最后一位受試者已完成研究。

② 申辦者、IRB/IEC或監管機構決定提前終止該中心（如招募困難、不能遵循方案/GCP等）。

③ 申辦者提前終止研究（療效、安全方面的考慮、經(jīng)費原因、管理原因等）。

通常已啟動(dòng)中心會(huì )進(jìn)行中心關(guān)閉訪(fǎng)視，無(wú)論是否有受試者被招募到試驗中，或者該中心是否接收了研究藥物(IP)。具體要求可根據公司SOP或臨床管理計劃(CMP)或項目管理計劃(PMP)執行。

在COV之前，一般會(huì )有很多準備工作，整理如下供參考

1、首先需要確認

① 收到項目組的關(guān)中心通知，通常建議書(shū)面批準。

② COV形式：現場(chǎng)或遠程。

2、以下情況可能被要求遠程COV

① IP、非藥物資等已完成清點(diǎn)回收，數據文件已完成核對。

② 中心未接收IP，且未篩選受試者。

③ 中心未接收IP，且未入組受試者，篩選失敗受試者數據文件已完成核對。

3、現場(chǎng)訪(fǎng)視

① 如要求現場(chǎng)訪(fǎng)視，計劃中心關(guān)閉訪(fǎng)視時(shí)間，并在此之前與中心相關(guān)人員預約，按要求發(fā)送和存檔COV確認信。

4、COV前的準備

① 仔細閱讀SOP/CMP/PMP、COV相關(guān)文件，如：注釋版COV報告等。

② 仔細查看之前的監查報告、PD list、issue log等待解決問(wèn)題，盡可能與中心溝通在COV之前解決。

③ 確認TMF中心層面文件完成目錄收集，已被審核，并與ISF核對，整理COV需要掃描收集或歸檔ISF的文件。

④ 確認研究中心關(guān)閉要求和流程

? 機構：獲取機構結題流程要求和相關(guān)文件，如：自查要求、質(zhì)控要求（包括科室和機構）、稽查要求（申辦者或第三方）、GCP藥房要求、費用結算要求、資料歸檔要求、小結表等相關(guān)文件簽字蓋章流程，并按要求預約申請、準備相關(guān)文件。

? 倫理：獲取倫理結題的流程要求和相關(guān)的文件，如：倫理資料自查要求、結題申請及審核形式要求、資料歸檔要求，并按要求預約申請，完成結題審查。

⑤ 費用結算，確認已付款費用及已付款發(fā)票收集

? 機構：按照機構財務(wù)要求，根據臨床試驗主合同和補充協(xié)議統計試驗期間和機構產(chǎn)生的實(shí)際費用，包括涉及到合同內的機構立項費，觀(guān)察費、檢查費、受試者補助及報銷(xiāo)（領(lǐng)取記錄、理賠協(xié)議）、機構質(zhì)控費、機構管理費、藥品管理費、資料保管費、耗材費、項目牽頭費（如組長(cháng)單位）、人類(lèi)遺傳辦申請費（如適用）、CRC管理費等。如涉及輔助科室，按照協(xié)議分別結算。（提前確認公司財務(wù)與機構財務(wù)要求一致性，通常最終支付款或退款由公司財務(wù)、機構財務(wù)和相關(guān)科室審核確定）

? 倫理：各項審查費用。

⑥ IP清點(diǎn)回收銷(xiāo)毀

? 數量一致性：剩余+回收/銷(xiāo)毀+使用=接收，核對每一次用藥處方、發(fā)放表和出庫記錄的一致性；確認藥物轉運記錄完整、轉運溫度計在校準效期內、校準證書(shū)與溫度記錄對應一致；配液輸液記錄完整（如適用）；確認庫存記錄和剩余藥物一致。

? IP運輸過(guò)程文件：確認藥檢報告備案（如適用），快遞單/復印件、運輸過(guò)程溫度記錄以及溫度計校準證書(shū)、交接單完整。

? IP儲存過(guò)程文件：確認溫度記錄完整、溫度計和冰箱校準證書(shū)效期覆蓋藥品在中心儲存時(shí)間，如涉及冰箱溫度計和轉運箱溫度計更換，確認有相應的交接單及更換記錄。確認超溫評估報告和溝通記錄完整、超溫對應方案違背已上報。

⑦ 生物樣本及耗材清點(diǎn)

? 生物樣本：根據機構要求進(jìn)行生物樣本自查（如適用），采集（符合方案/遺傳辦要求）、處理（符合實(shí)驗室手冊要求）、儲存（溫度記錄完整，校準證書(shū)在效期內，超溫或樣本異常上報文件完整）、運輸（運輸單、質(zhì)疑表、接收回執、溫度記錄、校準證書(shū)等文件完整）、樣本銷(xiāo)毀記錄反饋研究中心（如適用），方案違背完成上報（如適用）等。

? 耗材：玻片、采血管/針、輸液器/泵、尿樣/血樣/組織樣本采集包或散裝耗材、標簽等，接收記錄完整，如在中心銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)避免項目信息泄漏，確認銷(xiāo)毀記錄保存完整。數量：剩余+使用+回收/銷(xiāo)毀=接收。

⑧ 研究物資處理

? 剩余文件：知情同意書(shū)、日記卡、患者卡、問(wèn)卷、招募廣告、文件夾等確認回收或銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀記錄或者回收記錄已歸檔。核對銷(xiāo)毀/回收數量和版本號/日期，銷(xiāo)毀時(shí)避免項目信息泄露。

? 儀器設備：離心機、冰箱、溫度計、血壓計、體溫計、文件柜、體重秤、打印機等。確認使用期間在校準證書(shū)效期內，校準證書(shū)已歸檔，實(shí)際使用的儀器與校準證書(shū)所對應的儀器一致；如損壞、不便于回收歸檔報廢單、贈送說(shuō)明。

⑨ 確認安全信息記錄報告

? 所有SUSAR按照GCP和IRB/IEC的要求完成遞交。

? 所有本院SAE按照要求完成上報。

? DSUR以及研究者手冊完成IEC/IRB遞交。

? 溯源核對AE、CM list確認無(wú)漏記AE、CM。

⑩ 核對方案偏離/違背

? 監查發(fā)現及系統導出的方案偏離/違背已完成遞交并取得審核意見(jiàn)或接收回執。

* 以上為關(guān)于中心關(guān)閉訪(fǎng)視的一部分經(jīng)驗分享。CRA在日常工作中，所負責的項目及類(lèi)型不同，且各中心和各公司實(shí)際執行過(guò)程中的要求亦會(huì )略有不同，具體執行中需以實(shí)際要求為準。