如果企業(yè)成品用ERP系統(tǒng)管理貨位和出庫(kù)，是否還需要在現(xiàn)場(chǎng)做貨位卡？

在近期的交流過(guò)程之中，存在著這樣一個(gè)由小伙伴所提出并前來(lái)咨詢(xún)的問(wèn)題，“倘若企業(yè)成品已然借助ERP系統(tǒng)對(duì)貨位以及出庫(kù)等相關(guān)環(huán)節(jié)開(kāi)展了管理工作之后，那么在實(shí)際的現(xiàn)場(chǎng)操作層面，是不是就能夠不再針對(duì)貨位去制作并設(shè)立貨位卡了呢”，該問(wèn)題實(shí)則緊密關(guān)聯(lián)著日常倉(cāng)庫(kù)管理方面的效率狀況以及合規(guī)性質(zhì)的相關(guān)事宜，鑒于此種情況，接下來(lái)我們便打算結(jié)合既有的相關(guān)規(guī)定以及實(shí)際具體操作步驟，力求在一定程度上逐步將此件事情闡釋清晰。

第一步：搞明白法規(guī)的核心要求是什么

在醫(yī)療器械領(lǐng)域，倉(cāng)庫(kù)管理絕不能隨意為之，而須遵循《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》第五十一條所明確規(guī)定的規(guī)矩，即企業(yè)必須建立的產(chǎn)品標(biāo)識(shí)控制程序。此程序核心要點(diǎn)有二，其一，需運(yùn)用合適方法對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)記，以便于眾人一眼認(rèn)出且可防止用錯(cuò)或混入其他批次，其二，無(wú)論產(chǎn)品在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)處于搬運(yùn)、存儲(chǔ)亦或包裝階段，都要確保采取保護(hù)措施，避免產(chǎn)品受損或遭污染。值得注意的是，法規(guī)并未限定具體的標(biāo)識(shí)形式，無(wú)論是貼標(biāo)簽、掛卡片還是采用電子記錄等方式均可，但關(guān)鍵在于要實(shí)現(xiàn)能夠追查到、能清晰看清以及能有效防止出錯(cuò)的目的，總之，不論采用包括ERP系統(tǒng)等何種方法，最終都必須滿(mǎn)足這樣的基本要求。

第二步：ERP系統(tǒng)管貨位和出庫(kù)到底管了什么

如今眾多企業(yè)鑒于倉(cāng)庫(kù)管理之需求會(huì)選用ERP，要知道這ERP系統(tǒng)在管理領(lǐng)域可是能施展諸多功能，它會(huì)針對(duì)每個(gè)倉(cāng)庫(kù)以及每個(gè)貨架位置賦予獨(dú)一無(wú)二的碼也就是貨位編碼，使得物品放置何處皆被該系統(tǒng)清晰記錄，當(dāng)成品入庫(kù)階段，其便將成品與對(duì)應(yīng)的貨位加以綁定，待需出庫(kù)之時(shí)，系統(tǒng)因知曉哪個(gè)貨位存有貨物，故而操作人員只需依照系統(tǒng)提示去取貨，取完后庫(kù)存會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)減少，特別是針對(duì)需要進(jìn)行批次管理的產(chǎn)品諸如醫(yī)療器械這類(lèi)多數(shù)需管批次的情況，ERP系統(tǒng)所具備的作用就顯得尤為關(guān)鍵，原料進(jìn)入時(shí)所具有的批次號(hào)被記錄，生產(chǎn)過(guò)程中使用的是哪個(gè)批次的原料，成品產(chǎn)出后又是對(duì)應(yīng)哪個(gè)批次，甚至銷(xiāo)售出去時(shí)的批次，在系統(tǒng)里皆如一條線般串聯(lián)起來(lái)，如此不但追查便捷，還能夠按照先進(jìn)先出之原則出貨，有效防止物品過(guò)期，而上述這些功能實(shí)實(shí)在在能夠給予企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理方面極大幫助。

第三步：只看系統(tǒng)不管現(xiàn)場(chǎng)，風(fēng)險(xiǎn)在哪里

即便ERP系統(tǒng)在管理層面展現(xiàn)出堪稱(chēng)卓越的效能，然而歸根結(jié)底其本質(zhì)僅為一種“電子賬本” ，而真正的實(shí)物實(shí)際上是處于倉(cāng)庫(kù)之中且是經(jīng)由人來(lái)進(jìn)行操作處理的，于此便衍生出一系列亟待審慎思索的現(xiàn)實(shí)層面問(wèn)題；首先需關(guān)注的是，即便在系統(tǒng)內(nèi)明確標(biāo)注貨位A存放著特定某批次的成品，但倘若倉(cāng)管員并未依照系統(tǒng)所給出的指示進(jìn)行放置或者出現(xiàn)放置位置錯(cuò)誤的狀況，并且系統(tǒng)當(dāng)時(shí)未能察覺(jué)這一情況且后續(xù)也無(wú)人加以核對(duì)確認(rèn)，那么系統(tǒng)所記錄的信息與實(shí)際的貨物必然會(huì)出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象；其次，即便系統(tǒng)所呈現(xiàn)出來(lái)的顯示狀態(tài)處于正常情況，然而當(dāng)藥監(jiān)局的工作人員或者公司負(fù)責(zé)內(nèi)審的人員蒞臨現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展檢查工作時(shí)，他們顯然不可能僅僅將注意力都集中在電腦屏幕之上進(jìn)行查看，而是必定會(huì)走進(jìn)倉(cāng)庫(kù)當(dāng)中，以親眼目睹的方式去確認(rèn)實(shí)物與標(biāo)識(shí)之間是否能夠相互匹配，如果在現(xiàn)場(chǎng)呈現(xiàn)出空空如也沒(méi)有任何物品的狀態(tài)，只是告知檢查人員“所有信息都可在系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行查詢(xún)”，如此情形下，前來(lái)檢查的人員內(nèi)心無(wú)疑會(huì)產(chǎn)生疑慮，不禁思考這合規(guī)性究竟該通過(guò)何種方式加以證明；再者，系統(tǒng)本身存在出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題的可能性，諸如遭遇網(wǎng)絡(luò)中斷、電腦發(fā)生死機(jī)狀況或者服務(wù)器出現(xiàn)崩潰等故障，抑或是操作人員由于對(duì)系統(tǒng)操作不夠熟悉，在臨時(shí)性的情況下無(wú)法迅速找到所需的相關(guān)信息，在此種情形之時(shí)，若現(xiàn)場(chǎng)存在一個(gè)如實(shí)寫(xiě)有批次、數(shù)量以及效期等內(nèi)容的貨位卡，那么便能夠立即實(shí)現(xiàn)應(yīng)急處理，避免陷入茫然無(wú)措、工作完全停擺的尷尬境地 。

第四步：現(xiàn)場(chǎng)貨位卡到底起什么作用

現(xiàn)場(chǎng)所張貼或懸掛的貨位卡，其作用實(shí)則較為直接，之所以這么說(shuō)，是因其被放置在貨位之側(cè)且與實(shí)物一同擺放，故而人們一眼便可看到該位置所放置產(chǎn)品具體是何種、涉及哪個(gè)批號(hào)、總量究竟有多少以及何時(shí)將會(huì)過(guò)期，對(duì)于倉(cāng)管員而言，在日常的點(diǎn)貨、找貨以及發(fā)貨工作過(guò)程當(dāng)中，無(wú)需總是開(kāi)啟電腦去查詢(xún)系統(tǒng)，僅僅抬頭看一眼卡片即可完成相關(guān)操作，這種方式既方便又不易出錯(cuò)，更為關(guān)鍵的是，此卡片堪稱(chēng)實(shí)打?qū)嵉摹拔锢碜C據(jù)”，無(wú)論是檢查人員還是內(nèi)部同事，只要其來(lái)到這個(gè)貨位，當(dāng)看到卡片信息與實(shí)物相匹配時(shí)，便能夠立刻確認(rèn)東西未放錯(cuò)地方，相比起指著電腦屏幕聲稱(chēng)“系統(tǒng)里就是這么記載的”情況而言，該卡片顯然要更具說(shuō)服力，畢竟它與ERP系統(tǒng)里的記錄，一個(gè)屬于看得見(jiàn)且摸得著的現(xiàn)場(chǎng)證明，而另一個(gè)則是電子化的流轉(zhuǎn)記錄，只有兩者一同使用，方可稱(chēng)之為雙保險(xiǎn)。

第五步：具體怎么做才合規(guī)又省事

當(dāng)明確法規(guī)要求以及知曉ERP與貨位卡分別所具好處后，具體操作在邏輯層面似乎能有一定方向，其中ERP系統(tǒng)需被使用且要實(shí)現(xiàn)充分利用，貨位編碼管理應(yīng)妥善設(shè)置，批次追蹤功能得予以啟用，對(duì)于出庫(kù)入庫(kù)操作而言必須嚴(yán)格依照系統(tǒng)流程推進(jìn)，以此確保系統(tǒng)記錄所具備的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性；同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)該張貼的貨位卡絕不能缺失，每個(gè)貨位相應(yīng)都需配置卡片，卡片上關(guān)鍵信息諸如品名、規(guī)格、批號(hào)、數(shù)量、效期以及存儲(chǔ)條件要求等都應(yīng)做到清晰完整。當(dāng)倉(cāng)管員于貨位進(jìn)行放置或拿取物品操作時(shí)，不僅要在ERP系統(tǒng)內(nèi)完成操作，還需即刻對(duì)卡片信息加以更新，使得卡片與實(shí)物、卡片與系統(tǒng)記錄始終保持一致?tīng)顟B(tài)。在定期開(kāi)展的倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)工作中，既要對(duì)實(shí)物數(shù)量進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，又得核對(duì)實(shí)物、貨位卡以及ERP系統(tǒng)記錄這三者是否相一致，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則需迅速查找原因并對(duì)流程作出更改。如此一來(lái)，ERP系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理流程、數(shù)據(jù)以及追溯等方面工作，現(xiàn)場(chǎng)貨位卡負(fù)責(zé)管理實(shí)時(shí)狀態(tài)、現(xiàn)場(chǎng)識(shí)別以及物理驗(yàn)證等事務(wù)，通過(guò)這兩套事物相互配合使用，不僅滿(mǎn)足法規(guī)所提及關(guān)于標(biāo)識(shí)清晰、防止差錯(cuò)、便于追溯與檢查等核心要求，而且能夠讓倉(cāng)庫(kù)實(shí)際工作的開(kāi)展更為順暢、可靠。畢竟醫(yī)療器械與安全緊密相關(guān)，倉(cāng)庫(kù)管理多一層保障通常要比少一層更具益處。